Ohjelma ja järjestelyt

Mitä matkasta olisi kiva jäädä käteen? Onko kyseessä hupimatka kaveriporukalla, työporukan virkistysmatka, nuorten oppilainen leirikoulu, lukiolaisten opintomatka, aikuisopiston kielikurssilaisten kulttuurimatka vai jonkun ihan muun ryhmän ihan muu matka?

Olipa matkan tarkoitus mikä tahansa, on se hyvä selvittää niin itsellenne kuin meille hyvissä ajoin, jotta suunnittelu ja toteutus onnistuvat parhaalla mahdollisella tavalla.

Miten olisi esimerkiksi purjehdus Välimerellä, shoppailu- ja kaupunkikokemuksia New Yorkissa, kylpylä- ja kulttuuriloma Unkarissa, liikunnallisia seikkailuja Tšekeissä, vaellus Kanadassa tai vaikkapa jalkapalloelämyksiä Englannissa. Tai vaihda vapaalle ja lähde työporukan kanssa vaikka sitten aina Vegasin neonvalojen värittämiin maisemiin asti.

Hoidamme tietenkin puolestasi matkajärjestelyt myös silloin, kun matkaohjelma on jo muutoin valmiina, esimerkiksi erilaisilla urheilu- ja esiintymismatkoilla.

Tällä sivustolla esitetyt opinto- ja muut ryhmämatkat ovat vain esimerkkejä kaikenlaisten ryhmien matkakohteista ja aktiviteettivaihtoehdoista. Voimme järjestää ryhmällesi matkan, minne vain haluatkin.

Kun suunnittelet opintomatkaa, aloita ohjelman suunnittelu vastaamalla seuraaviin kysymyksiin:

• Haluatko matkalle tietyn teeman? Vai onko kyseessä matka, jonka pääasiallinen tarkoitus on ylipäätänsä yhdessäolo, uuden kulttuurin kohtaaminen?
• Liittyykö matka johonkin tiettyyn kurssiin tai opintokokonaisuuteen?
• Tarvitsetko matkan aikana ryhmälle varsinaisia opiskelutiloja?
• Minkälaisia opintovierailuita ja muita aktiviteetteja haluat sisällyttää opintomatkaan?
• Mikä on paras aika lukuvuodessa opintomatkalle? Onko aikataulussa joustovaraa?
• Kuinka pitkä opintomatka teidän on mahdollista toteuttaa? Onko rajoitteena budjetti, muiden kuin opintomatkaan liittyvien opintojen eteneminen, vai jokin muu? Onko matkan kestossa joustovaraa?

Kun osaat vastata edes osaan näistä kysymyksistä, ota yhteyttä: autamme yhdistämään toiveesi konkreettisiin vaihtoehtoihin. Koska opintovierailuja voi tehdä niin monenlaisiin kohteisiin, emme mitenkään pysty listaamaan kaikkia vaihtoehtoja näillä nettisivuilla. Siksi kannattaa aina ottaa yhteyttä ja kertoa toiveista – ammattitaitoiset ryhmäasiantuntijamme löytävät varmasti ryhmällenne täydellisen ehdotuksen!

Ryhmämatkoihin on lukemattomia vaihtoehtoisia toteutustapoja, aivan kuten erilaisia ryhmiäkin. Vastaavasti kuin opintomatkojen suunnittelu kannattaa aloittaa tavoitteiden ja rajoitteiden taustoittamisesta, myös muiden ryhmämatkojen suunnittelussa on hyvä aloittaa muutamien perusasioiden pohtimisella:

• Toimitko yksin ryhmäjohtajana vai suunnitteletteko matkaa porukalla?
• Minkälaisia toiveita ryhmän jäsenillä on matkaa koskien?
• Onko matkallanne jokin tietty teema, jonka ympärille voimme rakentaa matkaohjelmaa?
• Mitä ehdottomasti haluatte matkalla nähdä ja tehdä, ja mitkä ovat ne asiat, joista voitte karsia tarvittaessa?
• Kuinka kauan voitte olla matkalla? Onko päivämäärissä joustovaraa?
• Minkälainen on budjettinne?

Kurkkaa ideoita työ- ja harrasteporukoiden virkistysmatkoista ja urheiluseurojen ja kaveriporukoiden urheilumatkoista.

Kun isot linjaukset on lyöty lukkoon – minne, milloin, miten, ketkä – on aika jatkaa suunnittelua matkan sisältöön sekä järjestelyihin yksityiskohtiin.

• Tarkista, että ryhmälläsi on tarvittavat matkustusasiakirjat, passi tai EU-hyväksytty henkilöllisyystodistus (mikäli matka suuntautuu Schengen-alueelle) kunnossa. Lisäksi joihinkin maihin vaaditaan suomalaisilta viisumi. Jos ryhmässä matkustaa EU:n ulkopuolelta tulevia henkilöitä, kannattaa viisumitarve tarkistaa kohdemaan suurlähetystöstä tai konsulaatista.
• Ole tarkkana osallistujien nimien kanssa. Nimen vaihtaminen lentolippuun jälkikäteen maksaa aina ylimääräistä ja joissakin tapauksissa nimenvaihdokset eivät ole mahdollisia, vaan joudut ostamaan kokonaan uuden lipun.
• Opintovierailut tulee varata vähintään 12 viikkoa etukäteen.
• Jokaisella matkaan lähtevällä tulee olla voimassa oleva matkavakuutus. Tarkista ryhmävakuutusvaihtoehdot, opiskelijoiden/työntekijöiden olemassa olevat vakuutukset oppilaitoksen puolelta ja muista eurooppalainen sairaanhoitokortti.
• Peruutusturvan maksu tulee maksaa varausmaksun yhteydessä. Kysy tarkemmat ohjeet ja peruutusehdot varaustasi tehdessä.
• Varaudu loppulaskun maksuun n. 6–7 viikkoa ennen matkan alkua. 

Saat tarkemmat ohjeet varausmaksuista, maksuaikatauluista ja mahdollisista muutoksista, kun olet yhteydessä ryhmämatkojen asiantuntijoihimme ja suunnittelu on saatu käyntiin. Saat matkadokumentit noin 2 viikkoa ennen matkan alkua.